Videokonferenzen – Chancen und Risiken für Unternehmen
In einem Zeitalter, das immer digitaler wird, werden schon seit langer Zeit an vielen Ecken Traditionen aufgelöst. An die Stelle des Briefes tritt längst die E-Mail, vielfach müssen Papier und Stift schon E-Pen und Tablet weichen. Wie sieht es aber damit aus, wenn es um das persönliche Gespräch geht?
In Deutschland herrscht nach wie vor eine ausgeprägte „Anwesenheitskultur“ – auch in vielen Bürojobs, bei denen per se keine zwingende Notwendigkeit dazu bestünde. Viele Chefs möchten aber den direkten Kontakt zu der Belegschaft nicht missen und eine Konversation führen können, die mehr ist als nur ein Chatverlauf. Genau an dieser Schnittstelle zwischen persönlicher Nähe und räumlicher Distanz lohnt es sich, einen Blick auf moderne Videokonferenz-Systeme zu werfen.
Videokonferenzen in der Praxis
Die Idee der Videokonferenz baut im Grunde auf der Videotelefonie auf und ist somit alles andere als neu. Mit den heutigen technischen Möglichkeiten gibt es aber viel mehr Optionen, ein solches System auf Unternehmensseite zielführend einzusetzen. Dabei sollten jedoch folgende Punkte beachtet werden:
- Notwendigkeit prüfen
Sollen komplette Systemlösungen auf der Arbeit eingerichtet werden, ist das je nach System mit teils hohen Kosten verbunden. Prüfen Sie, ob nicht auch eine Online-Software den gleichen Service für weniger Geld liefern könnte. Gegebenenfalls reicht es auch, wenn nur die Abteilungsleiter oder Mitarbeiter im Rotationsprinzip an den Konferenzen teilnehmen – so lassen sich etwa bei kostenfreien Lösungen Teilnehmerbeschränkungen umgehen. - Klare Absprachen treffen
Stellen Sie sicher, dass aus einem modernen Videokonferenz-System kein Überwachungsmechanismus wird. Unternehmen müssen mit ihren Mitarbeitern klarstellen, welchen Mehrwert die Konferenzen haben, wann genau diese stattfinden und welche Themen besprochen werden sollen. So sind produktive Konferenzen möglich, die für alle Teilnehmer relevant sind. - Sicherheitsaspekte beachten
Ein kurzer Bericht vom Außentermin ist prinzipiell kein Problem – selbst dann, wenn mal ein Kundenname fällt. Wie sieht es aber aus, wenn ein Mitarbeiter sensible Informationen über eine unsichere Leitung übermittelt? Eventuell verfügen Mitarbeiter gar nicht über das Know-how oder die Hardware, um eine entsprechend gesicherte Datenverbindung garantieren zu können. Hier müssen Unternehmen rechtzeitig steuernd mitwirken.
Hilfreich kann es auch sein, sich entsprechende Expertise von außerhalb zu sichern. So bieten einige Unternehmen umfassende Sicherheitstechnik für Systeme und Serveranlagen (Server Monitoring), um Daten auf Unternehmensservern vor Fremdzugriff zu schützen. Damit Entscheider sowie auch Nutzer all diese Punkte entsprechend berücksichtigen können, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu diesem Thema ein eigenes „Kompendium Videokonferenzsysteme“ aufgelegt (mehr dazu). Dieses soll dabei helfen, Möglichkeiten und eventuelle Hindernisse realistisch betrachten und entsprechende Maßnahmen für eine erfolgreiche Umsetzung einleiten zu können.